Como fazer um feedback? Dicas importantes para o gestor

Apesar de ser muito importante, dar e receber feedback ainda é algo que assusta funcionários e gerentes mundo afora. Para muitos, o processo de discutir desempenho, apresentar sugestões de melhoria e falar sobre metas para o futuro é enervante.

Isso é uma pena, porque dar e receber feedback é fundamental para envolver os profissionais e mantê-los no caminho certo. Quando feito da maneira certa e com as intenções certas, esse recurso pode levar a um desempenho excepcional.

Os funcionários precisam saber o que estão fazendo bem e não tão bem. No entanto, para que eles realmente ouçam seus pensamentos e sugestões sobre como melhorar, esse feedback deve ser feito com cuidado e frequência.

Dar feedback é uma habilidade importante, como tantas outras no ambiente profissional. E como todas as habilidades, é preciso prática para acertar. Especialistas, no entanto, dão dicas de como usar essa ferramenta de forma construtiva e eficaz.

Nesse artigo, vamos ver:

O que é um feedback?

O feedback no local de trabalho pode ser definido simplesmente como um processo de dar sugestões construtivas a um profissional. Em geral, é feito por supervisores, gerentes subordinados e colegas com o objetivo de melhorar o desempenho da pessoa.

Além disso, o propósito desse recurso pode ser de reforçar um bom comportamento e melhorar o moral e a dedicação dos colaboradores. No entanto, um erro que a maioria dos gerentes comete é não fornecer feedback suficiente com receio de como isso será recebido.

Outro equívoco é salientar tudo sobre os atributos negativos do colaborador e se esquecer de elogiar quando é devido. O feedback no local de trabalho significa ainda compartilhar informações com colegas de trabalho sobre o impacto de seu comportamento no dia a dia.

Nesse caso, o feedback pode se referir aos efeitos desse comportamento nos resultados, processos ou relacionamentos da equipe.O feedback pode ser compartilhado de baixo para cima ou de cima para baixo na hierarquia, bem como lateralmente, entre pares.

No local de trabalho, trata-se de algo sem custo, impactante e eficaz. Também pode ser compreendido como um dispositivo de gestão amplamente utilizado e que os profissionais têm à sua disposição. Um feedback bem feito fornece orientação às pessoas.

Trata-se ainda de um importante recurso que mostra como os colegas percebem o desempenho de um profissional. Essa ferramenta promove conexões resilientes com a satisfação dos funcionários e, portanto, diretamente proporcional à produtividade deles.

Por tudo isso, ele precisa ser claro, objetivo e conciso para que possa funcionar de maneira efetiva. Um feedback construtivo é muito importante no local de trabalho. É preciso que um funcionário tenha sucesso e prospere no que faz, sem o que viverá na incerteza.

O intuito deve ser sempre de orientar e motivar as pessoas a alcançarem seus objetivos. Dar feedback não é apenas apontar os pontos negativos e não é tão fácil quanto parece. O recurso é importante, mas saber como realizá-lo fará toda a diferença.

Se for mal feito, pode levar a pessoa a se sentir desmotivada. Há quem encare o feedback como um ataque pessoal ao seu caráter e lealdade. Com isso, o profissional pode começar a procurar trabalho em outro lugar onde acredite que seus esforços serão apreciados.

Embora o feedback negativo possa não ser bem recebido, é necessário melhorar o desempenho onde a pessoa falhou. Ao mesmo tempo, é válido equilibrá-lo, mencionando o que está fazendo bem. Existem técnicas para utilizar essa ferramenta a melhor maneira.

Trata-se de algo que deve ser planejado. O gestor deve evitar dar feedback aos funcionários, por exemplo, como um grupo, porque ele requer que seja individualizado. Cada funcionário tem seus pontos fortes e fracos que são diferentes dos de seu colega.

Para que serve o feedback no ambiente de trabalho?

O feedback construtivo é vital para o desenvolvimento contínuo dos funcionários. É um recurso que esclarece as expectativas, ajuda as pessoas a aprender com seus erros e aumenta a confiança. Não há dúvida, que um retorno positivo é algo fácil de ser feito.

Afinal, não é difícil encontrar as palavras certas para dizer a alguém que fez um bom trabalho. Ou parabenizá-lo por atingir uma meta de vendas, por exemplo. Quando as coisas estão indo bem, pode até ser fácil tornar-se um pouco complacente em elogiar.

Mas deve-se levar em conta que isso é realmente importante para aumentar a confiança dos funcionários.Também trata-se de uma ferramenta valiosa para incentivar uma cultura na qual os funcionários nutrem e apoiam uns aos outros. Algo fundamental.

Em contrapartida, dar feedback negativo não é algo tão fácil. É da natureza do ser humano adiar conversas difíceis ou tentar suavizar o golpe. No entanto, o risco de fazer isso é que se um problema não é abordado, ele tende a aumentar. O que não interessa a ninguém.

E, eventualmente, o líder se verá lidando com um problema muito maior. Não é inteligente varrer as coisas para debaixo do tapete. Como em tudo na vida, a prática leva à perfeição quando se trata de fornecer feedback. Esse recurso deve ser espontâneo e regular.

Para questões mais sérias, porém, uma reunião formal é mais apropriada ou uma discussão como parte da avaliação de desempenho. Mas construir feedback em seus encontros diários com os funcionários é uma ótima maneira de desenvolver relacionamentos.

Além disso, permite incentivar um ambiente no qual as pessoas se sintam à vontade para dar e receber opinião. Por isso, não resta dúvida que o feedback construtivo é uma das melhores coisas que os gerentes podem fornecer aos funcionários.

Quando entregue corretamente, pode reforçar o comportamento positivo, corrigir qualquer desempenho negativo e garantir que uma cultura forte permaneça em sua equipe. Alguns gerentes, no entanto, relutam em utilizar esse recurso, mesmo quando é construtivo.

Pensam, erroneamente, que ele pode se tornar negativo ou ser percebido como uma crítica dura pelo funcionário. Mas, como veremos, existem estratégias sobre como fornecer feedback construtivo. Deve ser feito sem a ansiedade. A ideia é aprimorar toda a estrutura.

Outro ponto é que, ao contrário da crença popular, o feedback pode ser dado e recebido por qualquer um na hierarquia. De um funcionário para outro, gerente para colaborador e até de funcionários para gerentes. Trata-se de uma comunicação madura com muitos ganhos.

Qual a importância do feedback para o trabalho de uma empresa?

O que exatamente há de tão importante no feedback? Vamos ver como os líderes de equipe podem usá-lo para influenciar a comunicação e o trabalho dentro de sua equipe ou grupo. Um primeiro ponto é que o uso desse recurso mantém todos no caminho certo.

Isso é benéfico para todos os envolvidos em qualquer tipo de atividade: trabalhar em um projeto, preparar-se para um evento, estudar, etc. Além disso, é uma ferramenta que ajuda a equipe a evitar grandes erros no dia a dia de qualquer organização.

Ao criar um fluxo de comunicação claro e honesto durante qualquer tipo de trabalho em equipe, o gestor economiza o tempo de corrigir o trabalho de alguém. Também consegue reduzir ao mínimo os erros causados ​​por falhas de comunicação.

Por fim, ainda evita arrependimentos daqueles profissionais que sentem que falharam. Não bastasse isso, com a boa utilização do feedback são formados relacionamentos melhores. É uma ferramenta que, sem dúvida, pode promover honestidade e confiança.

Em geral, é um recurso que envolve críticas, algo com o qual a maioria das pessoas não se sente confortável. Mas quando administrado da maneira certa, pode ajudá-las a evoluir. O gestor nunca deve se esquecer que um retorno construtivo motiva as pessoas.

Uma abordagem amigável funciona bem. Com observações bem feitas, um supervisor pode não apenas ajudar os outros a ver o que eles podem estar fazendo de errado. Mas permitir que eles usem isso como um conselho, não como um julgamento.

É possível fazer os profissionais sentirem que o gestor acredita neles e quer ajudá-los a alcançar a meta do projeto mais cedo. Isso os deixará ainda mais motivados a fazer um bom trabalho. Um feedback eficiente promove o crescimento pessoal e profissional.

Ele consiste em ouvir ativamente e reservar um tempo para analisar. Em seguida, deve-se pensar na melhor solução possível para um desempenho mais eficaz. Fornece críticas positivas e permite ver o que cada um pode mudar para aprimorar o foco e resultados.

Essa ferramenta é capaz de unir as pessoas e criar um fluxo de comunicação saudável. Também ajuda a estabelecer um ambiente de trabalho mais amigável. A abertura à crítica e o desejo de buscar feedback são outros efeitos positivos que economizam muito tempo.

Não é incomum que as melhores ideias venham de alguém da equipe que simplesmente menciona uma solução para um problema. Ou aponta um problema que outros ainda não perceberam. O feedback produz alguns benefícios diretos relacionados aos negócios.

Entre eles estão o crescimento do negócio, a economia de dinheiro e a realização de mais vendas, por exemplo. Também é capaz de apoiar a conclusão de projetos no prazo, os relacionamentos com os clientes e as posições de mercado da organização.

A soma disso torna as pessoas da equipe mais engajadas no processo de trabalho. O gestor pode perceber que eles mostram mais envolvimento e lealdade quando dar feedback se torna uma prática regular. Estamos falando, enfim, de uma importante estratégia.

Quais são os 4 tipos de feedback?

Os funcionários não querem apenas feedback, eles anseiam por isso. De acordo com pesquisas, quase 60% dos funcionários preferem receber retorno todos os dias ou todas as semanas. Esse número aumenta entre os mais jovens. Veja os tipos existentes:

Feedback positivo

Este é o tipo de feedback que todos querem ouvir, é quando alguém elogia o trabalho. Apreciação e comentários positivos no local de trabalho podem ajudar um funcionário a se sentir apreciado e aumentar a lealdade. É uma excelente alavanca para o engajamento.

A maioria dos profissionais se sentirá mais motivada depois de ouvir algum feedback positivo. Esse tipo pode ajudar a reforçar bons comportamentos e auxiliar no desenvolvimento profissional dos funcionários. A organização como um todo ganha.

No entanto, é importante não abusar do feedback positivo, pois seu valor diminuirá. Muito retorno positivo também pode levar os funcionários a se tornarem complacentes e se sentirem menos desafiados em suas funções. O equilíbrio é a melhor medida.

Feedback construtivo

O feedback construtivo deve ter um foco no trabalho e não na pessoa. Pode ser composto de comentários positivos e negativos para ajudar alguém a desenvolver mais seu trabalho. O retorno construtivo deve ter um ponto forte que beneficie o indivíduo no futuro.

Deve ser construído em torno de observações feitas sobre o trabalho e os resultados da pessoa. Se alguém pede feedback, em geral significa o construtivo. Nesse caso, é preciso ouvir com atenção e tentar discernir sobre o que especificamente a pessoa quer retorno.

Também deve-se buscar entender com que profundidade deve ser feitas as observações. Se possível, esclareça. Por exemplo, ninguém quer perder horas preparando uma crítica de um novo produto quando a pessoa só quer uma opinião sobre o plano de marketing.

Feedback negativo

Com feedback negativo, erros e deficiências se tornam o foco, em vez de progresso e melhoria. Muitas vezes, ele está longe de ser construtivo. Isso faz com que muitas pessoas se sintam menosprezadas e desanimadas quando confrontadas com ele.

Alguns podem até considerá-lo um ataque pessoal, que só pode levar a mais problemas como ressentimento, desengajamento e conflito. Algumas pessoas podem receber retorno negativo e transformá-lo em melhores resultados, mas a maioria sai se sentindo deprimida.

Os gestores e líderes devem evitar usar esse tipo porque é o menos provável que produza resultados positivos. Na verdade, diversos estudos mostraram que o feedback negativo raramente leva a uma melhoria no desempenho dos colaboradores.

Feedback ofensivo

O feedback ofensivo ou destrutivo é o oposto direto do construtivo e não tem nada de útil. Em vez de se concentrar no trabalho, ele se concentrará no indivíduo e é de natureza muito pessoal. Esse tipo tende a apontar apenas falhas sem apresentar soluções.

Uma crítica destrutiva é um feedback negativo que geralmente é incorreto, não solicitado ou totalmente malicioso. Trata-se de algo capaz de minar, prejudicar ou até mesmo destruir o trabalho, a reputação ou a auto-estima de alguém. Por isso, sempre deve ser evitado.

Infelizmente, as pessoas que se envolvem nesses ataques pessoais, em geral, não oferecem conselhos específicos. Também não dão argumentos acionáveis ​​para melhoria e muitas vezes o fazem publicamente para humilhar ou degradar alguém.

Como fazer um feedback?

Como estamos vendo, o feedback é um ingrediente obrigatório para a jornada de crescimento de qualquer profissional. Na verdade, como seres humanos, todos nós precisamos de orientações externas para continuar a melhorar a nós mesmos.

Sem esse retorno, funcionários e líderes deixam de alcançar todo o seu potencial. Esse recurso importante nos ajuda a construir nossa aptidão mental. Também nos ajuda a aprender, crescer e experimentar coisas novas. Veja dicas de como utilizar ferramenta:

Reflita antes sobre a melhor abordagem para o feedback

Estamos continuamente recebendo e dando feedback. Ele é uma ferramenta que usa linguagem descritiva, construtiva e sem julgamentos. Antes de usar esse recurso, pense em como ele pode ser feito da maneira mais eficaz possível.

Priorize suas ideias. Limite seus comentários às questões mais importantes. Considere o valor potencial para o receptor e como você responderia. Você poderia agir com base no retorno? Muito feedback fornecido de uma só vez pode ser opressor para o profissional.

Tenha um roteiro de desenvolvimento do feedback

Embora você possa ver várias áreas para melhoria, evite sobrecarregar a pessoa com feedback. Evite confusão concentrando-se em melhorar uma ou duas áreas de cada vez. Quer saber por onde começar? Especialistas sugerem o uso de métricas.

A maioria dos instrutores poderia querer melhorar uma série de atitudes. Isso pode se tornar confuso e não levar a nenhuma melhoria. Em vez disso, crie um roteiro e pense em cada habilidade da pessoa e como será praticada de cada vez. Isso dará melhores resultados.

Tenha uma boa estratégia de comunicação ao planejar o feedback

Usar o tom e a entrega corretos é o passo mais importante para dar um feedback eficaz. Equilibre o retorno conduzindo a conversa com algo que o profissional está fazendo bem. Isso dará um exemplo de quais são suas expectativas.

Deixe claro que você deseja ajudá-la a continuar desenvolvendo suas habilidades. Também é importante explicar especificamente se algo está prejudicando o desempenho da pessoa. A melhor maneira de fazer isso é fornecer feedback acionável e exemplos específicos.

Seja fiel à real avaliação que enseja o feedback

É importante fornecer um feedback equilibrado sobre pontos fortes e oportunidades de crescimento do profissional. Falar sobre pontos fortes identifica e reforça o aprendizado, habilidades e comportamentos nos quais a pessoa deve continuar se engajando.

Tratar de oportunidades de crescimento e melhoria com métodos de implementação acionáveis ​​e tangíveis permite que a pessoa faça as mudanças necessárias. Lembre-se que o propósito é corrigir rotas e auxiliar no aprimoramento do profissional.

Agregue dados que fortaleçam os argumentos do feedback

Pessoas com uma mentalidade fixa veem suas habilidades como estáticas, de modo que o feedback pode ser percebido como um ataque pessoal. Enquadre o retorno de um modo que se concentre no comportamento e não nas características do profissional.

Isso enfatiza que você está chamando a atenção dele para certas áreas porque acredita que isso o ajudará a melhorar seu desempenho. Para reforçar ainda mais isso, acrescente o máximo de dados que conseguir para embasar os argumentos de seu feedback.

Apresente soluções a eventuais problemas ou pontos de melhoria apontados no feedback

Dê à pessoa a chance de responder aos seus comentários. Isso vai ajudá-lo a vê-la sob a ângulo dela e lidar adequadamente com a situação. Seu trabalho é dar a ela uma perspectiva sobre suas ações. Após reunir os fatos, crie um plano em conjunto.

Proponha sugestões de como ela poderia ajustar seu desempenho e pergunte quais medidas ela acham que poderiam tomar para melhorar. Essa também é uma boa maneira de garantir que eles entenderam e tomarão as medidas necessárias.

O que é um plano de desenvolvimento individual e como o feedback pode auxiliar em sua elaboração?

O PDI (plano de desenvolvimento individual) é um acordo personalizado entre o colaborador e seu empregador. Ele coloca em detalhes novas habilidades a serem aprendidas e como o desempenho do profissional pode ser desenvolvido dentro de um prazo determinado.

Para que seja viabilizado, o PDI inclui um plano de ação para que os objetivos estipulados sejam alcançados. Ou seja, existe período estabelecido para que o plano seja desenvolvido. Uma boa performance é fundamental tanto para o colaborador como para a organização.

Por esse motivo, o plano de desenvolvimento individual é realmente capaz de fazer a diferença para o desenvolvimento pessoal e profissional. O PDI deve ser encarado como um dispositivo para apoiar o funcionário em sua trajetória na organização. 

O propósito principal é propiciar que os objetivos de curto e longo prazo na carreira sejam alcançados, assim como melhorar o atual desempenho no trabalho. Em paralelo, com o PDI em ação, o colaborador deixa eventuais zonas de acomodação em que esteja estacionado.

Deve-se salientar que o plano de desenvolvimento individual não é um simples instrumento de avaliação de desempenho ou uma atividade única. Por seu conceito, o plano precisa ser compreendido como uma verdadeira parceria entre o funcionário e o gestor.

Portanto, requer uma preparação e feedback contínuo. É um equívoco deixar de lado qualquer um desses pontos essenciais. Por estabelecer um processo que é documentado, o PDI elenca os pontos fortes e fracos levantados em cada funcionário.

Também os detalha em um texto simples disponível para ser consultado posteriormente. A definição de metas é a natureza de todo processo de desenvolvimento. Nesse sentido o PDI deve ser tido como uma poderosa ferramenta para forjar competências.

Em razão de seu plano de ação, o PDI define fases claras e acionáveis, o que é crucial para que ele tenha êxito. Para que um recurso como esse seja bem-sucedido, no entanto, é preciso que a ferramenta tenha uma aplicação constante e eficiente.

Como estamos verificando, o feedback deve ser um processo contínuo, não um evento único. Depois de oferecê-lo, o gestor deve fazer um esforço consciente para acompanhar os progressos do colaborador. No plano individual, tal atitude é essencial.

O gestor deve informar o profissional que está disponível se ele tiver dúvidas e pedir outra oportunidade para fornecer mais comentários no futuro. O feedback bem aplicado, portanto, é a base para a elaboração de um PDI, assim como para sua efetiva evolução.

Qual a importância do feedback obtido em uma entrevista de desligamento de colaborador da empresa?

As empresas realizam entrevistas de saída para receber feedback construtivo quando um colaborador deixa a organização. Nem todas fazem isso, mas aquelas que têm essa preocupação obtêm informações valiosas sobre como é para os funcionários trabalhar ali.

Toda organização quer saber o que o funcionário achou de seu ambiente de trabalho, gerenciamento, carga de trabalho e muito mais. Ou deveria querer saber. Em resumo, elas querem saber por que os funcionários que estão saindo procuraram novos empregos.

Por que não quiseram ficar? O que torna sua nova posição melhor do que a atual? Isso é algo que a empresa pode consertar no futuro? As entrevistas de desligamento fornecem um fluxo constante de feedback que descreve as razões para a saída do funcionário.

É valioso saber se eles gostariam de ficar ou por que deixaram o cargo e, principalmente, o que a empresa precisa mudar. Colaboradores engajados que se sentem valorizados são mais propensos a permanecer em sua posição atual.

Mas se os funcionários não estiverem engajados ou se sentirem subestimados, a empresa precisa saber para corrigir o curso. Talvez muitos funcionários tenham se demitido recentemente, e a maioria disse que é porque está esgotado no trabalho.

Ou a cultura da empresa não os faz sentir incluídos. As entrevistas de desligamento chamam a atenção para isso. Ele permite que as empresas melhorem as condições de trabalho para os funcionários novos e existentes, o que é ótimo para o crescimento.

Em geral, os recursos humanos conduzem essas entrevistas como reuniões individuais. Mas, em algumas circunstâncias, o gerente da equipe pode participar. Também pode ser feito pessoalmente no seu último dia no escritório ou por telefone ou videochamada.

Aqui estão oito perguntas comuns da entrevista de desligamento:

• Por que você está saindo da empresa?
• O que te inspirou a procurar outro emprego?
• O que o ajudou a fazer bem o seu trabalho e o que o atrapalhou?
• Quais recomendações você tem para a integração de novos funcionários?
• Como você se sente sobre seus ex-colegas e gerentes?
• Você se sentiu valorizado por sua equipe e gerentes?
• Quais foram as melhores partes de trabalhar neste emprego?
• Qual foi a parte mais difícil de trabalhar neste emprego?

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Conclusão

O feedback é uma via de mão dupla. É preciso saber como dá-lo de forma eficaz e como recebê-lo de modo construtivo. Ao se fazer uma escolha consciente de uso regular, o gestor demonstra que é um meio poderoso de desenvolvimento pessoal e mudança positiva.

Feito corretamente, o retorno não precisa ser agonizante, desmoralizante ou assustador, e quanto mais uma pessoa praticar, melhor se tornará nisso. Pode nunca ser o meio favorito de comunicação de alguém com os integrantes da equipe, colegas ou seu chefe.

Mas tem o potencial de tornar seu local de trabalho muito mais produtivo e harmonioso. Antes de dar feedback, a pessoa deve se lembrar por que está fazendo isso. O propósito sempre deve ser de melhorar a situação ou o desempenho da pessoa.

Ninguém conseguirá isso sendo duro, crítico ou ofensivo. Um gestor provavelmente obterá muito mais das pessoas quando sua abordagem for positiva e focada na melhoria. Isso não quer dizer que o feedback sempre deva ser bom, mas deve ser justo e equilibrado.

Ser oportuno é outro ponto. Quanto mais próximo do evento para resolver o problema, melhor. Esse recurso não é sobre surpreender alguém, então quanto mais cedo a pessoa o fizer, mais o profissional estará esperando por isso.

Reflita: é mais fácil dar retorno sobre um único trabalho de uma hora que não foi feito corretamente? Ou sobre um ano de trabalhos mal feitos de uma hora? Porém, se a situação envolvida for emocional, deve-se esperar até que todos se acalmem antes do feedback.

Com essa espera, o destinatário provavelmente ouvirá o que a outra pessoa está dizendo. E também se evita dizer algo no calor do momento de que a pessoa se arrependerá mais tarde. O feedback é um processo que requer atenção constante.

Quando algo precisar ser dito, isso deve ser feito, sem receios. Com o uso dessa ferramenta, as pessoas sabem como estão atuando e haverá poucas surpresas. Além disso, os problemas não saem do controle. Não é um evento anual ou trimestral.

Embora exista o momento do chamado feedback formal, o informal e simples deve ser dado com muito mais frequência do que isso. Talvez toda semana ou até mesmo todos os dias, dependendo da situação. Esse termômetro deve ser avaliado pelo gestor da equipe.

Com um retorno frequente e informal, nada dito durante as sessões formais de feedback deve ser inesperado, surpreendente ou particularmente difícil. Portanto, a ideia de retorno entre os profissionais é sempre aprimorar o trabalho, tanto individual como em grupo.