POP: conheça o procedimento operacional padrão

Você já ouviu falar no conceito de procedimento operacional padrão (POP)? Sabe quando entramos em uma lanchonete de rede, tipo fast food, e pedimos nossa opção preferida? Como é que a comida pode ser igual, independentemente de estarmos em qualquer unidade daquela marca?

Um dos principais motivos para isso é que empresas desse tipo utilizam uma ferramenta, justamente o procedimento operacional padrão (POP). Presentes em todos os setores, da construção civil à área de serviços, os POPs são usados para assegurar um trabalho consistente de alta qualidade em toda a equipe.

Trata-se de um um documento descritivo que apresenta cada etapa do que é necessário para realizar um procedimento. Algumas organizações usam dezenas deles para padronização de seus processos de trabalho.

Um procedimento operacional padrão pode consistir em uma simples lista com marcadores de itens de ação, mas a integração e o treinamento de funcionários eficazes se beneficiam da introdução de elementos visuais. 

Ao fazer um POP que comunique bem, fica mais fácil para a organização conseguir os benefícios da padronização de processos. Mas o que significa, afinal, o conceito de POP? Um procedimento operacional padrão é um conjunto de instruções passo a passo para concluir uma tarefa no dia a dia.

Por exemplo, quem já precisou montar um móvel comprado e recebido em casa, encontrou na caixa, junto com todas as peças integrantes, uma versão de um procedimento operacional padrão na forma de manual de instruções.

Ele é um tipo de POP. Seguindo as indicações, tem-se o móvel pronto para uso.

Quais os objetivos do procedimento operacional padrão (POP)?

Quando são usados ​​em uma organização para muitos tipos diferentes de tarefas, os POPs ajudam a garantir consistência e qualidade no desempenho do trabalho. As empresas usam POPs tanto para novas contratações quanto para treinar a equipe existente para lidar com novos equipamentos, procedimentos ou tarefas. Alguns POPs possíveis incluem:

• Instruções de trabalho padrão.
• Manuais e documentações.
• Revisão de desempenho.
• Preparação para momentos de crise.
• Lista de verificação de RH.
• Procedimento de segurança.
• Lista de verificação de manutenção.

Por exemplo, imagine um procedimento operacional padrão para um supermercado. Se este POP fosse usado para novos funcionários, poderia mostrar itens como: o horário da loja, procedimentos de abertura e fechamento, políticas da loja, como devoluções e trocas ou promoções e vendas, etc. 

Para a empresa, ter seus procedimentos expressos como documentos é algo importante. Um POP bem descritivo é um documento que apoia a qualidade na organização.

Quais são os benefícios dos procedimentos operacionais padrão (POP)?

Os POPs fazem mais do que apenas fornecer uma direção consistente para ajudar as empresas a escalar. Observe os maiores benefícios de ter POPs.

Reduza o tempo de treinamento

Esteja você integrando um novo contratado ou treinando um funcionário existente para assumir novas responsabilidades, atualizá-lo requer instruções e orientações claras. Mas pedir a outro integrante da equipe para acompanhá-lo enquanto ele aprende nem sempre é produtivo – especialmente quando você está treinando mais de um integrante da equipe.

O uso de POPs no processo de treinamento pode tornar a experiência educacional mais consistente, garantindo que todos os funcionários aprendam a realizar tarefas ou atividades da mesma maneira (e correta).

Ele também libera os integrantes da equipe para se concentrarem em seu próprio trabalho – e como os funcionários em treinamento podem consultar os POPs quando precisam de uma atualização, reduz o tempo gasto esperando respostas ou feedback dos supervisores.

Aumente a produtividade reduzindo erros

Quando as tarefas são feitas incorretamente, causa uma reação em cadeia que prejudica a produtividade. Essas mesmas tarefas precisam ser refeitas (seja pela pessoa que as fez incorretamente na primeira vez ou por outro funcionário – ambas situações frustrantes), atrasando as tarefas que se seguem e atrasando toda a equipe.

Embora os erros possam acontecer de tempos em tempos, os POPs podem ajudar sua equipe a fazer as coisas corretamente na primeira vez. Eles sabem exatamente o que devem fazer e como fazê-lo, para que os projetos avancem sem problemas.

Como um bônus adicional, os POPs também podem aumentar a confiança nos funcionários. O fácil acesso a instruções e guias pode incentivar os funcionários a avançar e assumir novas tarefas ou se sentirem confiantes em escalar projetos para o próximo nível sem precisar de suporte prático dos supervisores.

Melhore a fidelidade à marca

A consistência é um dos maiores contribuintes para a fidelidade à marca. Quando os clientes confiam que uma marca cumprirá suas promessas, é mais provável que comprem produtos, procurem suporte de membros da equipe ou recomendem a um amigo.

Os POPs são a chave para criar consistência, especialmente quando se trata de lidar com desafios confusos ou complexos. Você reduzirá os erros de qualidade para manter altos padrões, mantendo os clientes satisfeitos e aumentando sua fidelidade à sua marca.

Atender a conformidade legal e regulatória

Gerenciar obrigações de conformidade pode ser complicado, sobretudo com novos funcionários ainda aprendendo os procedimentos e requisitos apropriados. Mas a falta de um componente de um processo legal ou regulatório pode significar sérias consequências.

Os POPs ajudam a garantir que nada seja perdido, mantendo a conformidade sem a necessidade de supervisão estrita de um funcionário mais experiente.

Evite a perda de conhecimento

Depender de funcionários para armazenar e capturar etapas de um processo pode resultar em perda de conhecimento quando um funcionário muda de um cargo ou deixa a empresa. Sua equipe fica tentando lembrar como fazer as coisas sem um especialista, o que pode levar a problemas e erros.

Os POPs criam um processo de documentação formal para tirar o conhecimento da cabeça dos funcionários e colocá-lo no papel. Quando um funcionário segue em frente, a integração para preencher sua função pode ser feita com mais rapidez e eficiência.

Como escrever um procedimento operacional padrão (POP)

Para escrever um procedimento operacional padrão acionável e fácil de seguir, a organização precisa seguir algumas etapas. A padronização de processos é essencial para a redução de custos:

Etapa 1: identificação do procedimento e coleta de dados

Para começar, a organização deve saber para qual procedimento, processo ou atividade está criando o POP. A recomendação é envolver o especialista ou o funcionário responsável pela execução da tarefa para definir o procedimento.

Além disso, deve-se fornecer a ele informações sobre quais tarefas eles precisam concluir neste procedimento. Também é possível começar a delinear o objetivo do seu POP.

Etapa 2: identificação do público-alvo

Às vezes você pode usar um POP para todos na organização, às vezes não. Dependendo de quem é o usuário-alvo do POP, haverá detalhes que você precisa adicionar ou deixar de fora. Fatores a considerar incluem:

• Familiaridade com a organização e procedimentos.
• Familiaridade com terminologias da área.
• Nível de conhecimento.
• Nível de experiência.
• Habilidades de linguagem e compreensão.
• Papéis e responsabilidades.

Etapa 3: definição do escopo do POP

Como você sabe para quem está escrevendo o POP, sabe que tipo de informação deve ser incluída no documento. O chamado deslocamento de tarefa ocorre quando as etapas de um processo se sobrepõem a outras e criam redundâncias de rotina. É importante determinar no início o que será coberto e o que não está dentro do POP.

Etapa 4: escolha de um formato

Como mencionado, não há um formato único para um POP. Dependendo da tarefa em mãos, você pode criar uma lista de verificação POP, uma apresentação, um folheto, um infográfico, etc.

Etapa 5: redação do POP

Agora que você já sabe o que deve ser incluído no POP, como ele deve ser escrito e para quem você está escrevendo, é hora de começar a desenvolver seu POP. Seja qual for o formato escolhido, há alguns princípios básicos que devem ser abordados, não importa o departamento, estilo, formato ou função do trabalho. Seu POP deve sempre incluir:

• Nome do procedimento.
• Resumo do procedimento.
• Número de identificação do documento.
• Data de revisão mais recente.
• Descrição da alteração mais recente (se aplicável).
• Revisões e aprovação.

Garantir que seu documento POP inclua todas essas áreas ajuda a fornecer responsabilidade e controle de versão para que você possa garantir que procedimentos desatualizados não estejam sendo usados ​​em sua organização. Você também deve incluir recursos visuais em seu POP.

Etapa 7: revisão, teste e edição

Depois de redigir o POP, envie-o aos integrantes da equipe para revisão. Se puder, peça a uma pessoa de um departamento diferente, ou quem estiver mais próximo do usuário-alvo, para testar o POP e verificar se ele pode executar a tarefa conforme as instruções.

Você também deve pedir feedback sobre facilidade de execução, clareza de linguagem etc. Após ser aceito e revisado por todas as partes interessadas, o POP deve estar pronto para ser implementado.

Etapa 8: implementação e revisão

Os POPs revisados ​​e aprovados agora devem estar acessíveis aos funcionários relevantes. Você ainda deve monitorar para ver se seus funcionários/colegas acham os POPs fáceis de seguir, se está faltando alguma coisa, etc.

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Conclusão

De maneira geral, os procedimentos operacionais padrão (POPs) são desenvolvidos para garantir que as tarefas de rotina sejam executadas de forma consistente, precisa, segura e eficiente em toda a organização. Trata-se de uma ferramenta fundamental.

Eles podem ser usados ​​para treinar funcionários novos ou existentes em diferentes processos e procedimentos. Os POPs também servem como documentação para demonstrar a conformidade com vários padrões e regulamentos de qualidade.

Os POPs garantem que os produtos sejam produzidos sem erros. Eles também ajudam a simplificar os processos e manter todos na mesma página para que os produtos sejam lançados dentro do prazo e do orçamento. 

Mais importante ainda, os POPs garantem que todos os integrantes da equipe cumpram os requisitos regulatórios aplicáveis ​​em todo o processo de desenvolvimento e introdução de novos produtos. Sem isso, qualquer organização está sujeita a erros irreparáveis.